Comunicarea scrisă ocupă un loc important în viaţa modernă: în afaceri, în politică, în administraţie, mass-media, educaţie, cercetare ştiinţifică etc.
Specificul scrierii de afaceri
În activitatea de afaceri, comunicarea scrisă ocupă de asemenea un loc semnificativ. Pentru ca comunicarea să-şi atingă scopul propus, scrierile de afaceri trebuie să îndeplinească câteva caracteristici mai relevante: să aibă un caracter pragmatic; să aibă un caracter obiectiv; să asigure accesibilitatea lor.
Caracterul pragmatical unei scrieri de afaceri este dat de faptul că aceste înscrisuri se întocmesc în legătură cu îndeplinirea unor sarcini de muncă. Scrierea documentelor are rolul de a asigura informaţiile necesare luării deciziei, a executării şi controlului operaţiunilor.
Comunicarea scrisă contribuie la îndeplinirea tuturor funcţiilor manageriale (de conducere):
- planificare şi previziune – rapoarte despre mediul extern;
- organizarea – rapoarte privind stabilirea structurii organizaţiei, restructurare;
- coordonarea – rapoarte despre coordonarea activităţii
- conducerea – rapoarte despre strategiile firmei
- controlul – rapoarte legate de activitatea întreprinderii
Caracterul obiectiv al scrierii de afaceri. Obiectivitatea comunicării scrise poate fi asigurată prin abordarea sistematică, deschisă şi sinceră a principalelor activităţi ale scrierii de afaceri, de la colectarea faptelor până la transmiterea informaţiilor.
Obiectivitatea depinde de:
- secţia de cercetare formată de autor, incă din perioada anterioară redactării înscrisului (autorul nu trebuie să influenţeze cititorul prin redactarea numai a unor elemente ce corespund realităţii)
- respectarea exigenţelor gândirii logice în interpretarea faptelor;
- modul de prezentare a ideilor.
Accesibilitatea scrierii de afaceri. Autorul unor documente de afaceri nu trebuie să fie un maestru în arta scrierii, ceea ce contează mai mult este ca mesajele clare şi accesibile pentru destinatar. Accesibilitatea este dată de modul în care autorul planifică, codifică şi transmite mesajele esenţiale având la bază două elemente: modul în care gândeşte şi modul în care structurează textul.
Din punctul de vedere al celui care transmite mesajul scris, ideile ce se doresc transmise trebuie exprimate cu claritate, concise şi corecte pentru ca ideea să devină clară şi în mintea celorlalţi. Structurarea trebuie să se bazeze pe organizarea sistematică şi logică a informaţiilor, respectând anumite modele uzitate de organizaţia în care acest înscris este folosit.
Preocuparea pentru asigurarea accesibilităţii. Lipsa abilităţii de a scrie corect poate deveni un handicap pentru orice angajat afectând nu numai comunicarea dar şi propria sa imagine. O lucrare prost întocmită –inaccesibilă – este asociată imediat cu deficienţe în modul de a gândi şi de a practici de muncă incorectă. Pe de altă parte, datorită legăturii intrinseci dintre gândire şi scriere aceasta din urmă devine un exerciţiu care ne poate ajuta să îmbunătăţim chiar modul nostru de a gândi.
Formele comunicării scrise în afaceri
Formele comunicării scrise în organizaţie sunt variate, depinzând în primul rând de tipul sarcinii de muncă căreia li se asociază pentru cele programate – nevoia de informaţii este în principiu mai mică decât în cazul sarcinilor neprogramate. O mare parte a documentelor scrise vizează transmiterea de informaţii de rutină la intervale regulate de timp. Din această cauză o parte a documentelor prin intermediul cărora se realizează comunicarea sunt tipizate – pretipărite sub formă de formulare.
Documentele distincte comunicării externe sunt guvernate de principii şi reguli ce rezultă în mod expres sau implicit din anumite acte normative, din uzanţe interne şi internaţionale.
Îndeplinirea sarcinilor de muncă neprogramate reclamă alte forme de comunicare scrisă, al cărei conţinut nu este standard, aşa cum sunt scrisoarea comercială (cu excepţia scrisorii tip), broşura şi nota internă sau raportul. Chiar dacă scrierea acestora nu se supune în general unor reguli stricte, oficializate de formă şi conţinut totuşi acestea trebuie să se conformeze cerinţelor generale de profesionalism legate de conceperea şi prezentarea acestor documente.
Broşura
Există două tipuri principale de broşuri:
- broşura destinată tuturor partenerilor întreprinderii;
- broşura destinată unor parteneri anume, deci special elaborată pentru fiecare din partenerii vizaţi.
Broşura generală
Are ca obiect prezentarea întreprinderii, conţinând informaţii despre obiectivele acesteia, mijloacele ei, realizările, politica sa sau atrăgând atenţia asupra anumitor aspecte sau probleme. O broşură generală de prezentare a firmei are, la prima vedere, obiective contradictorii:
- să fie citită;
- să prezinte întreprinderea şi activităţile ei în manieră completă;
- să exprime imaginea întreprinderii;
- să fie memorată.
Este clar că o broşură foarte completă, chiar dacă este redactată şi ilustrată perfect, va fi rar citită, cu excepţia celor interesaţi personal sau din punct de vedere profesional.
Timpul acordat lecturii acestui tip de broşură este foarte redus; de aceea aspectul vizual este fundamental. Fotografiile, prezentarile, mesajele conţinute de legende şi titlurile sunt cele care sunt de obicei reţinute.
Broşurile destinate unor parteneri specifici
a. Broşura destinată celor din domeniul învătământului – poate fi destinată profesorilor sau elevilor/studenţilor. Ea permite atragerea atenţiei elevilor asupra întreprinderii, direct sau indirect.
b. Broşura destinată mediilor financiare – trebuie să reuşească să acopere lipsa de informaţii a mediilor financiare despre tot ceea ce nu înseamnă informaţie financiară propriu-zisă. O broşură bine întocmită va permite stabilirea unei legături între cifre şi tehnici, cercetări, produse sau oameni şi completarea în acest fel a imaginii întreprinderii, atrăgând atenţia asupra unui aspect particular al domeniului financiar.
c. Broşura destinată consumatorilor – broşurile publicitare sau tehnice de utilizare a unui produs nu ţin de relaţiile publice. În schimb, broşurile de informaţii sunt publicate în fiecare an de mărci sau de întreprinderi pentru consumator. Alte tipuri de broşuri sunt mult mai elaborate, neavând legatură cu produsul, ci cu întreprinderea.
d. Broşura destinată personalului
e. Broşura elaborată în scopul recrutării
f. Broşura destinată unor prescriptori.
Difuzarea broşurii este fundamentală, întrucât experienţa demonstrează că, în lipsa unor strategii adecvate, o parte importantă a tirajului riscă să rămână stocată şi apoi repede să devină perimată.
Raportul
Raportul este o formă de prezentare care se realizează de regulă în cadrul unei organizaţii şi care are în vedere un anumit subiect ce trebuie cunoscut şi de alte persoane pentru a-şi îndeplini în mod corespunzător sarcinile de muncă. În funcţie de obiectivele urmărite de autor se pot distinge mai multe tipuri specifice de rapoarte. Acestea au ca principale obiective atât informarea terţilor cât şi de comunicare a acestora în legătură cu un anumit subiect. Rapoartele de informare şi de activitate înclină spre componenta „infirmare”, iar cele de justificare sau propunerile spre cea de convingere în timp ce rapoartele de analiză prezintă o combinare aproape echilibrată a celor două aspecte.
În practica comercială contemporană regăsim mai multe tipuri de rapoarte:
- scurt raport de informare sau document de mică dimensiune care prezintă interes pentru destinatar – legat de sarcinile sale de muncă;
- raportul de justificare – prin care este justificată o acţiune, o schimbare de procedură, un eveniment pe baza unor argumente pertinente;
- raportul de activitate – informează asupra stadiului îndeplinirii unei anumite activităţi sau asupra rezultatelor acesteia. Acesta trebuie să pună în evidenţă stadiile de realizare a activităţilor curente;
- raportul de analiză – analizează şi interpretează faptele relevante legate de o anumită situaţie, eveniment sau proces;
- propunerea – raportul propune o soluţie la o problemă existentă sau o cale de valorificare a unei oportunităţi.
Structura formală (formatul) a raportului
Regula de bază în construcţia formală a raportului ca şi a altor lucrări scrise este: „spune ce vei spune, spune, spune ce ai spus”. În acest spirit părţile formale de bază ale raportului sunt introducerea, corpul raportului, concluziile, propunerile sau recomandările dacă este cazul.
Introducerea – pregăteşte „scena” pentru cititor menţionând pe de o parte termenii de referinţă, iar pe de altă parte trecerea în revistă a problemelor ce vor fi abordate în ordinea în care sunt prezentate în corpul rapoartelor. Termenii de referinţă ai unui raport pot avea în vedere elemente cum ar fi:
- enunţarea scopului – raportului;
- precizarea fără probleme este tratată exhaustiv sau sunt vizate doar anumite aspecte particulare;
- cine a comandat raportul.
Această primă parte a raportului poartă de regulă, chiar titlul „introducere” şi la un raport de câteva pagini nu poate depăşi mai mult de 3 – 4 fraze. Deşi este plasată la început, cei mai mulţi autori preferă să o scrie (redacteze) după ce au încheiat întregul material, deoarece numai atunci el are o viziune clară asupra ordinii problemelor tratate şi le pot sintetiza mai uşor.
Exemplu. Raport făcut de Direcţia Administraţiei la cererea Senatului Universităţii: „Acest raport, scris la solicitarea conducerii, analizează situaţia spaţiului destinat procesului de învăţământ. Situaţia este destul de gravă atât la nivelul universităţii cât mai ales la nivelul unor facultăţi. Există mai multe soluţii de rezolvare a acestei probleme cum ar fi: construirea unui nou local, închirierea sau modificarea programei şcolare prin desfăşurarea procesului de învăţământ în trei serii. Voi arăta însă că cea de a treia soluţie este şi cea mai bună ţinând cont de constrângerile bugetare din acest an.”
Corpul raportului este partea cea mai importantă a raportului ce cuprinde conţinutul acestuia structurat pe secţiuni şi subsecţiuni care poartă fiecare un titlul distinct. Fiecare secţiune, la rândul ei, poate să înceapă printr-o scurtă introducere (în care are loc enunţarea problemelor ce vor fi abordate) şi se poate încheia prin concluzii.
Nota internă
Acesta este un document scurt care circulă în interiorul organizaţiei, corespunzând unei scrisori cu circuit închis. De regulă aceasta are un caracter neformal, fiind concepută să servească comunicării rapide a unor informaţii legate de o problemă urgentă. Scopurile cele mai frecvente ale unei note interne sunt: transmiterea unor fapte prin care destinatarul este ţinut la curent cu o anumită problemă, transmiterea unor instrucţiuni, prezentarea unei cereri, oferirea de soluţii pentru o anumită problemă, înregistrarea unor fapte.
